Au bilan, ce sont rarement les grosses pièces qui manquent. C’est la dépense passée en compte d’attente que personne n’a reprise, le fournisseur payé dont la facture n’est jamais arrivée, le mois de banque jamais saisi. Les quatre contrôles ci-dessous s’appliquent au FEC, quel que soit le logiciel. À la main, comptez quelques minutes par contrôle et par dossier.
Les colonnes du FEC utilisées : JournalCode (le journal), EcritureDate (la date), CompteNum (le compte), CompAuxNum (le tiers), PieceRef (la référence de pièce), EcritureLib (le libellé), Debit, Credit, EcritureLet (le code de lettrage).
1. Les dépenses restées en compte d’attente
- Où regarder
- Les comptes commençant par 471 (et plus largement 47).
- Comment repérer
- Un solde non nul. Triez les lignes par date et gardez celles de plus de 30 jours.
- Quoi demander
- La facture, ou à défaut la nature de la dépense, avec sa date et son montant.
2. Les fournisseurs payés sans facture
- Où regarder
- Le compte 401, détaillé par tiers (CompAuxNum).
- Comment repérer
- Un fournisseur au solde débiteur, ou un règlement au débit sans code de lettrage.
- Quoi demander
- La facture du fournisseur nommé, en citant le paiement : date et montant.
3. Les écritures sans pièce
- Où regarder
- Les lignes du journal de banque.
- Comment repérer
- Une référence de pièce vide, ou toujours la même référence générique (« BQ », « RELEVE »).
- Quoi demander
- Le justificatif de l’opération, en citant son libellé bancaire.
4. Les mois bancaires non saisis
- Où regarder
- Le compte 512, mois par mois.
- Comment repérer
- Comptez les lignes par mois : un mois à zéro entre deux mois saisis.
- Quoi demander
- Le relevé bancaire du mois manquant.
Une demande qui obtient une réponse
Une demande qui nomme chaque pièce, avec sa date et son montant, laisse moins de place au « je ne vois pas de quoi vous parlez » qu’un « merci de nous envoyer vos pièces de septembre ». Exemple, données fictives :
Bonjour Monsieur Martin,
Pour avancer sur votre dossier, il nous manque : la facture Bois & Co payée le 12/09 (540,00 €) ; le justificatif du repas du 26/09 (45,00 €) ; le relevé bancaire du mois d’août.
Vous pouvez simplement répondre à ce message en joignant les pièces. Merci.
Attention aux faux positifs : un fournisseur débiteur peut être un acompte, une écriture sans référence peut être une écriture de paie. Chaque point se vérifie avant de le demander.
Le diagnostic gratuit Dalvor fait ces quatre contrôles sur trois de vos dossiers et liste chaque point avec sa date et son montant. Les fichiers ne sont pas conservés.
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